Posta Elettronica Certificata, perché è ormai indispensabile per tutti?

Gli ultimi anni sono stati contrassegnati da un incremento della digitalizzazione dei servizi pubblici. Questo significa che sia al cittadino che all’imprenditore è stata aperta una nuova frontiera digitale, un confine nuovo, più esteso, in cui poter accedere in maniera nuova e rapida (a volta istantanea) ai servizi più comuni. La recente crisi sanitaria in merito al Covid-19 ha infine dato una spinta in avanti al processo di virtualizzazione dei servizi, dando possibilità a cittadini e professionisti di accedere remotamente, in sicurezza, ad una grande serie di servizi e sussidi.

Cittadini e professionisti trovano quindi oggi un ventaglio di strumenti al loro servizio davvero vasto, comprendente possibilità di identificazione digitale, firma e posta elettronica certificata.

La PEC

La PEC (Posta Elettronica Certificata) è uno degli strumenti digitali che offre a liberi cittadini e professionisti la possibilità di rimpiazzare a tutti gli effetti la classica raccomandata con avviso di ricevimento. La validità di una PEC infatti si estende al valore legale dell’invio, vale a dire che una PEC verso un’altra PEC è legalmente valida nello stesso identico modo della vecchia, classica raccomandata.

Dal punto di vista dell’utilizzatore, una casella PEC è del tutto simile ad una casella di posta tradizionale. Si registra un account e in seguito sarà possibile inviare e ricevere messaggi di posta. Si può utilizzare il software online del provider del servizio oppure configurare uno dei vari software di ricezione mail su PC o Smartphone. Tra i client di posta compatibili con la PEC troviamo

• Microsoft Outlook
• Mozilla Thunderbird
• Google GMail

Se il tuo software di gestione email non dovesse rientrare tra questi tre, ci sono comunque grandi possibilità che sia compatibile. Una casella di posta elettronica certificata è infatti configurabile come una casella di posta tradizionale.

Ciò che rende speciale un servizio PEC è quindi la possibilità di avere una garanzia legale in merito alla data e all’orario di invio e ricevimento. Questa garanzia viene offerta dai provider del servizio, vale a dire l’ente che si impegna ad offrire un servizio PEC. Ogniqualvolta che si invia una PEC i server del provider emetteranno una ricevuta di data e ora di invio. Allo stesso modo il server del destinatario farà lo stesso, creando un report di mail ricevuta con data ed ora. Grazie ad un sistema di certificati di sicurezza, questa marca temporale che viene emessa ad ogni coppia invio/ricezione, rappresenta proprio la prova legale dell’avvenuto invio del messaggio.

Le ricevute di invio e ricezione vengono raccolte e sono disponibili nella lista dei messaggi in arrivo. Qualora l’utente dovesse smarrire una o più di queste ricevute, il gestore del servizio sarà in grado di fornirne una copia autentica, in quanto i provider sono obbligati a conservare per almeno 30 mesi una copia delle ricevute di invio e ricezione PEC.

Ricapitolando, una PEC è una normale casella di posta elettronica e si utilizza allo stesso modo delle email tradizionali. Ci si registra presso il sito del gestore del servizio, che è un ente certificato. Ogni volta che inviamo e riceviamo una mail il gestore emette una marca temporale che ha a tutti gli effetti valore legale, ed è obbligato a conservare queste informazioni per 30 mesi.

Come ottenere la PEC

Per ottenere una casella PEC bisogna quindi individuare un provider ed acquistare il servizio. A differenza di una normale casella di posta infatti, una PEC non è gratuita ma ha un costo, giustificato da tutte le garanzie che fornisce. Il costo annuo medio di una PEC è comunque basso, e alcuni gestori mettono a disposizione anche un periodo di prova gratuito in cui valutare il servizio.

Tra i diversi provider di posta elettronica certificata, INFOCERT si pone come leader nell’erogazione di servizi per il futuro digitale. Offre un servizio PEC chiamato Legalmail che prevede un periodo di prova gratuito di 6 mesi per tutti i nuovi clienti.

Collegandosi al sito e cliccando su Prova Gratis, basterà inserire i propri dati per ottenere subito una casella PEC gratis per 6 mesi e funzionante al 100%. Terminato il periodo l’utente potrà decidere se acquistare il servizio o disdire, senza alcun costo.

Oltre ad InfoCert esistono altri provider, ma il procedimento per ottenere una casella di posta è pressoché identico.

Utilizzo cittadini e professionisti

Il valore legale della PEC stabilisce la sua importanza fondamentale come strumento di trasmissione telematica, rendendolo indispensabile non solo per i professionisti ma anche per i singoli cittadini.

Per quanto riguarda i professionisti, infatti è bene ricordare che le nuove società, le società già esistenti e tutti i professionisti sono obbligati a dichiarare il proprio indirizzo PEC al registro delle imprese. Lo stesso vale anche per le pubbliche amministrazioni. Questi indirizzi sono raccolti dall’Indice Nazionale degli Indirizzi di Posta Elettronica Certificata (INI-PEC), pubblicamente accessibile anche da tutti i cittadini tramite il sito web.

Inoltre, a partire dal 1° Ottobre 2020 la PEC, ed il proprio domicilio digitale, diventa obbligatoria e chi non sarà in regola rischierà una sanzione da 206 a 2.064 euro (per le società) e da 30 a 1.548 euro (per le imprese individuali).

I campi di utilizzo di una casella PEC sono davvero vasti, valorizzati ancor di più dalla validità legale dell’invio telematico. è infatti possibile utilizzare una casella PEC per procedure quali:

• Invio preventivi, fatture e pagamenti
• Convocazioni ufficiali di riunioni e assemblee
• Invio buste paga e documenti aziendali
• Gestione delle comunicazioni interaziendali

Per il cittadino, inoltre la PEC è un utile strumento per

• Invio e tracciamento di reclami
• Gestione contratti
• Invio documenti a Pubbliche Amministrazioni

Conclusioni

La digitalizzazione dei servizi è un processo cominciato anni fa ma che adesso sta finalmente raggiungendo la capillarità e soprattutto l’efficienza necessaria per considerarla attuabile su grande scala. Avere una casella PEC oggi significa poter accedere ai servizi che abbiamo sopra elencato senza la necessità di lunghe attese negli uffici.

Essendo una normale casella di posta, è fruibile anche da smartphone in mobilità. Infine, poter accedere remotamente ai servizi tramite PEC garantisce distanziamento sociale, argomento oggi a cui tutti siamo sensibili.