Protocollare i documenti in un registro

Come molti ben sanno per le aziende della pubblica amministrazione è obbligatoria la conservazione di un registro di protocollo informatico, che riguarda tutti i documenti prodotti e ricevuti nel corso del tempo. Se in passato questo tipo di strumento era rappresentato da una sorta di verbale scritto, all’interno del quale si apponevano ti volta in volta tutte le informazioni riguardanti un documento, oggi ci si sta spostando verso una gestione più snella, utilizzando i registri di protocollo informatico. In sostanza sono registri del tutto simili a quelli utilizzati in passato, sotto forma però di file da accorpare al documento in formato digitale.

Quali documenti si devono protocollare

Le normative vigenti specificano tutto ciò che si deve inserire in un registro di protocollo, sia per quanto riguarda la informazioni, sia la tipologia di documenti che è obbligatorio protocollare con regolarità. È obbligatorio protocollare e registrare tutti i documenti ricevuti e spediti dalla pubblica amministrazione, qualsiasi documento informatico, comprese email e PEC, le istanze e le dichiarazioni presentate alla pubblica amministrazione, anche per via telematica. Esiste anche un elenco documenti non soggetti ad obbligo di registrazione protocollo informatico, di cui fanno parte ad esempio le Gazzette Ufficiali, i materiali statistici, le note di ricezione delle circolari e così via. Si tratta solitamente di documenti che hanno una validità e un uso temporaneo, come avviene ad esempio per quanto riguarda gli inviti a manifestazioni o il materiale pubblicitario.

Solo per la pubblica amministrazione?

Effettivamente solo la pubblica amministrazione ha l’obbligo di produrre un registro di protocollo informatico. Le aziende private non sono tenute per legge a produrre questo tipo di documento. È vero però che un registro di protocollo compilato in modo corretto ha carattere probatorio. Inoltre consente di gestire al meglio il flusso di documentazione prodotta e ricevuta. Per questo motivo un numero crescente di realtà imprenditoriali ha preso spunto dalla pubblica amministrazione per l’uso di questo genere di strumento. Che viene compilato seguendo le medesime regole dettate per le aziende pubbliche.

Cosa contiene il registro di protocollo informatico

Il registro di protocollo informatico permette di gestire tutti i dati che riguardano i documenti conservati in un archivio. Quindi permette di gestire i documenti stessi, con in più i dati che riguardano chi li ha inviati o ricevuti, l’oggetto trattato, le eventuali modifiche e anche le consultazioni verificatesi nel corso del tempo. Protocollare un documento significa dargli una posizione univoca all’interno di un archivio. Inserire dei dati in un registro di protocollo informatico significa dare ulteriore corpo ai documenti stessi, aggiungendo specifiche attività che li coinvolgono.

Perché un protocollo informatico

Stiamo vivendo in un periodo in cui in Italia si sta cercando di informatizzare buona parte degli adempimenti burocratici. Gestire in modo digitale questi dati permette di limitare i tempi di protocollazione, rendendo più semplice la gestione dei documenti ed evitando sprechi di tempo. Oltre a questo aiuta nella ricerca dei documenti stessi, permettendo di reperire il singolo documento, e tutto ciò che lo riguarda, in modo efficace e rapido. Semplificando l’intera gestione della documentazione e rendendo più trasparente l’attività della PA.